Dokumentenverwaltung

Um ein neues Dokument anzulegen, laden Sie einfach die gewünschte PDF-Datei in die Dokumentenverwaltung.

Das geladene Dokument wird Ihnen sofort bei der Verwaltung angezeigt, damit Sie die zusätzlichen Informationen besser eingeben, bzw. ablesen können.

In der ersten Maske, der Datenverwaltung, werden folgende Informationen zum Dokument erfasst:

  • Status
  • Land
  • Sprache
  • Kurzbezeichnung
  • Titel - Deutsch & Englisch
  • Beschreibung - Deutsch & Englisch

So haben Sie Ihr Dokument schnell und einfach in go Infodesk angelegt.
 

In der zweiten Masken erfassen Sie weitere Daten zum Dokument, wie:

  • Zuordnung der Stichworte
  • Zuodnung der Benutzer, wenn nur bestimmte Benutzer für die Anzeige des Dokumentes berechtigt sind
  • Zusätzliche Infomationen, wie:
    • Wiedervorlage, Datum der Wiedervorlage
    • Aktennummer
    • Bemerkungen
    • Freifelder 1 bis 10
      Hier können Sie selbst Felder für die Verwaltung der Dokumente bestimmen und mit den entsprechenden Werten füllen

Nach der Zuordnung der Stichwörter kann das Dokument freigegeben werden und ist sofort für alle berechtigten Benutzer sichtbar.
Nach der Freigabe des Dokumenten kann der Versand der Themgebiete erfolgen, damit die Abonenten Informationen über ein neues aktuelles Dokument erhalten.

 

Maske 1 

go Infodesk Dokumentenverwaltung 1
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Maske 2 

go Infodesk Dokumentenverwaltung 2
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